ثبت سفارش نوعی مجوز برای ورود کالاهای خریداری شده خارجیست که در سیستم وزارت بازرگانی (سازمان صنعت، معدن و تجارت) ثبت می شود. به همین منظور باید پروفرما را از فروشنده درخواست کنید تا بتوانید کارهای اولیه واردات را انجام دهید.

درگذشته ثبت سفارش به این شکل بود که به صورت دستی انجام می گرفت و فعالان کسب و کار مجبور بودند به هیات های بازرگانی مستقر در ۳۱ استان کشور مراجعه، و نسبت به ثبت درخواست خود اقدام کنند. از خرداد سال 1388، سامانه top.ir   راه اندازی شد و فرآیند ها همه الکترونیکی شدند.

در اردیبهشت ماه 1397  طی بخشنامه ای، سامانه  ثبت سفارش به سامانه جامع تجارت تغییر یافت تا زمینه ای برای تسهیل و تسریع فرآیند های ثبت واردات کالاهای مجاز به کشور توسط شخصیت های حقیقی و حقوقی، یکپارچه سازی فرآیند ثبت و شفافیت اقتصادی که مورد تاکید رهبری و تصویب هیات وزیران دولت روحانی بود، فراهم گردد.

استفاده از سامانه جامع ثبت سفارش بدین صورت است که دارندگان کارت بازرگانی (چه حقیقی و چه حقوقی) وارد سایت ntsw.ir می شوند و ثبت نام می کنند و پس از دریافت کد کاربری (username) و رمز عبور (password) به صورت 24 ساعته می­توانند ثبت سفارش خود را انجام دهند و دیگر محدود به زمان اداری نخواهند بود.

توجه داشته باشید زمانی ثبت سفارش شما به پایان رسیده است که کارمزد را پرداخت و کد 8 رقمی دریافت کنید که برای کالاهای مختلف زمان رسیدن به مرحله نهایی متفاوت است.